L’organisation d’une fête telle que des fiançailles, un mariage, la célébration d’un baptême ou d’un anniversaire en salle de réception requiert une bonne maîtrise du budget fête et d’organisation. Sans être un professionnel de l’organisation événementiel, chacun est en mesure d’organiser une fête inoubliable tout en gérant efficacement son budget. Comment procéder ?
Location de salle et décoration
Organiser une fête, c’est tout d’abord coucher sur du papier ou mettre dans un fichier d’ordinateur toutes les étapes nécessaires et tous les éléments à acheter pour le bon déroulement de l’événement. Comme part importante de ce qui est indispensable à l’organisation, il y a la location de la salle de réception. Le choix est fonction de l’accessibilité de la salle, du nombre d’invités et également du frais de location. Une comparaison des salles de réception en ligne s’impose pour dénicher l’offre la plus intéressante et aux meilleurs prix. La décoration de la salle de réception est aussi à inclure dans son budget fête. L’individu a le choix entre réaliser lui-même cette décoration ou plutôt louer les services d’un décorateur professionnel. Tout est fonction de sa sensibilité pour la décoration, du temps à disposition, mais aussi du montant des prestations des professionnels dans ce domaine précis.
Le menu et l’animation
Pour l’organisation d’une fête dont un mariage, des fiançailles ou un anniversaire, il faut veiller à ce que les invités savourent les repas et soient totalement satisfaits. Aussi, le menu est une part importante à considérer dans son budget fête. L’organisateur a le choix entre des plats à servir ou un self-service en fonction du budget disponible. Il est judicieux de collaborer avec le traiteur de la salle de réception choisi au lieu de louer les services d’un traiteur indépendant. Cela amortit les dépenses et permet surtout des réductions intéressantes. Il y a aussi le volet animation à ne pas négliger. Pour ce faire, l’organisateur s’occuper de louer la sonorisation et instruments de musique. Il sera également amené à collaborer avec un orchestre et un DJ. Tout cela, pour garantir une ambiance optimale tout au long de la fête et célébration.
Détails essentiels et imprévus
Des détails essentiels sont à ne pas manquer pour l’organisation d’une fête ou réception. Il est important que l’organisateur fasse preuve de rigueur et de minutie dans l’identification de ces détails et inclue dans son budget fête des éléments comme la location de voiture avec chauffeur, le calcul des dépenses pour les déplacements en voiture, le gâteau à partager aux convives au cas où elle ne serait pas incluse dans les prestations du traiteur, la location de photographe et cameraman, le champagne et les confettis… Il y a également les vêtements et le maquillage du couple ou de la personne à l’honneur pour la fête… Même si l’organisateur s’est montré prudent pour les préparatifs, un budget pour les imprévus est toujours indispensable. Cela évite bien de problèmes et garantit le succès de la fête organisée. Pour rappel, le listing de tous ces objets et services indispensables ainsi qu’une simulation préalable des dépenses sont à réaliser systématiquement. Tout cela permet d’adapter les dépenses au budget à disposition, et ce, avant même de se lancer dans l’organisation de la fête.
